В последните няколко месеца на всички ни се наложи да преорганизираме много голяма част от живота и работата си. Големи и малки НПО организации преминаха към дистанционна работа, а заедно с това, пред нас възникнаха както проблеми, така и възможности и куп нови продукти, които влизат в ежедневната ни работа.
Въпреки, че към момента започват да се вдигат някои ограничения и офисите бавно започват да отварят, ние вярваме, че за много организации, вкусили от т.нар. home office, а и за много свободно практикуващи, работния процес след изолацията ще се запази онлайн. Затова, събрахме някои достъпни и полезни приложения и продукти, които да Ви помогнат да организирате своята работа в дигиталната среда.
1. Продукти и приложения за разговори и работни срещи онлайн:
Сигурни сме, че вече всеки е намерил най-удобния вариант за общуване онлайн с колеги, приятели и семейство. Някои от най-често използванитепродукти, които позволяват воденето на конферентни разговори са: Месинджър (на Facebook), Мийт (на Google), Зуум, Скайп и Вайбър.
Някои продукти, като Зуум (ZOOM) са популярни, заради удобствата, които предлагат за организирането на професионални срещи. В последните месеци, потребителите и се умножиха до степен такава, че компанията трябваше да предприеме спешни мерки, по отношение на сигурността и поддръжката на качеството на връзката при огромния скок на потребители. Платформата е по-подходяща за работни срещи, заради различните настройки и възможности, които имат - например, да редактирате дистанционно документи във файлове на колеги, да работите заедно по документи, както и да споделяте идеи на бяла дъска. Неудобството е, че имат ограничение на времето за използване до 40 минути (в безплатната версия). Можете да използвате програмата срещу регистрация в ZOOM, като програмата може да бъде изтеглена и на смартфон. Платената версия е на стойност 17 щ.д за месец.
Месинджър (Messenger) е безплатна платформата на Фейсбук за разговори - тя предлага разговори в чат, с и без видео, както и споделяне на екран и изпращане на файлове. За да я използвате Ви е нужен само профил във Фейсбук и няма ограничено време за използване, но има ограничение в броя на участниците при видео разговор. Друга полезна функция, че може да се ползва, заедно с професионалната фейсбук страница на организацията и е удобна връзка с потребителите и аудиториите й. Продуктът има и мобилна версия.
Отскоро Фейсбук предлагат и Facebook Rooms - функция за водене на масови разговори с повече хора - например за конференции.
Мийт на Гугъл (Meet by Google) също е безплатна платформа, която позволява конферентни разговори с и без видео. Няма ограничение във времето за използване и е удобно да се използва, особено в комбинация с другите Гугъл инструменти. Предлага много възможности за обмен на документи, планиране на програмата в календара и работа с цял клас, например. За момента, този продукт има само версия за компютър.
Аналогът на Microsoft е Тиймс (Teams), който също предлага безплатна версия и синхронизация с други продукти на компанията. Платените планове са обвързани с наличието на легален Office 365 и е добре да проверите какво функции обхващат вашият офис пакет.
Гугъл и Майкрософт бяха едни от първите, които в световен мащаб предоставиха безплатно продуктите си за нуждите на училища и образователни институции, за да подкрепят дистанционното обучение.
В Скайп (Skype) има възможност да водене на конферентни разговори от години. За да участват обаче и колегите Ви в разговор, те трябва да имат регистрация в платформата. Тя не се прави трудно и качеството на връзката обикновено е добро. Няма ограничение във времето за разговор и също е безплатна програма. Има и версия за телефон, както и възможност да се ползва за стандартни разговори.
Друга позната програма е Вайбър (Viber), която използва телефонния номер на потребителя и не изисква отделна регистрация в приложението. Популярна е повече с възможностите си за чат, вкл. групов чат. По време на извънредни мерки, бе успешно прилагана за разпространение на информация и съобщения от страна на институциите до гражданите. По-популярно като мобилно приложение, програмата има и десктоп версия.
2. Споделена редакция на документи:
Често най-познатите алтернативи са и най-удобни, както доказва работата с Гугъл документи (Google Docs). Можете да имате достъп до платформата след като имате имейл от Гугъл и можете лесно да работите с екипа си. Имате достъп до файлове за писане, таблици (сходни с Ексел на Майкрософт) и общи презентации. Самата платформа обаче е по-бавна и понякога дава грешки при едновременна работа. Добър вариант е обаче за хора, които не владеят добре английски.
Microsoft също позволява да достигате и споделяте документите си, създадени при всяка от стандартните си програми през OneDrive.
Платформата Атласиан (Atlassian) също предлага възможност за едновременна работа по документи на до 10 човека, напълно безплатно. В нейната платформа по-рядко има грешки, но изисква владеене на английски, за да можем да се ориентираме в нея.
Съществуват още десетки алтернативи, предимно обаче за владеещите английски. Най- популярните са ЕтърПад (EtherPad), БитАй (Bit.Ai), както и Зохо (Zoho).
3. Проектен мениджмънт:
Вероятно най - популярната платформа за мениджмънт на проекти е Асана (Asana). Използва се с най-големите екипи в света и е една от малкото, които предлагат безплатен достъп до базовите си услуги – завинаги. Удобна, елегантна платформа, в която можете да разпределяте задачи, да определяте срок, степен на приоритет на задачите. Другият плюс на Асана е, че има приложение, което можете да ползвате винаги от джоба си, докато говорите и правите планове с Вашите колеги. Всичко е синхронизирано и колегите Ви имат достъп до всяка задача, която сте планирали. Асана е продукт, подходящ за владеещите английски.
Друг вариант, който може да се използва от потребители на български е Гугъл календара (Calendar by Google), който може да ви напомня за срокове, задачи и срещи. Той също може да бъде използван за координация на екипи и изпълнение на задачи. Достъп до него отново получавате с направата на електронна поща в Гугъл. Много приложения могат да бъдат синхронизирани с каленадара и Ви изпращат напомняния за срещи, цели и проекти. В последните месеци, апликацията ви предлага бързо да превърнете всяка вписана среща в ZOOM среща и позволява да влезете във всяка виртуална среща директно от календара си.
4. Онлайн пространства за съхранение
Е, тук на първо място слагаме Гугъл Драйв (Google Drive), заради неговото удобство, в комбинация с другите продукти на Гугъл, както и възможността да се използва на български език. Там можете да споделяте отделни файлове, папки или целия си диск с колегите си, което прави и управлението на проекти по-лесно. Имате достъп до 15 GB свободно пространство.
Мега (Mega) е програма, която можете да инсталирате безплатно на компютъра си и да използвате за лесно качване на файлове в облачното пространство, което Ви предоставят. А то е 50 GB и винаги безплатно. Несравнимо с други подобни продукти, но за съжаление, има ограничение на размера на файловете, които можете да прехвърляте между колегите си за безплатната версия на програмата.
Други популярни платформи за ДропБокс (DropBox) - където обаче безплатното пространство е само 2 GB и Уи Трансфър (WeTransfer), където можете да изпращате файлове с размер до 2 GB, колкото искате пъти - безплатно, без регистрации, до електронните пощи на колеги.
В последните години Майкрософт догониха Гугъл и Уан Драйв (OneDrive) предлага да ползвате удобствата на облачните пространства без да напускате програмите на компютъра. Изборът тук се свежда до това дали сте фенове на едната или другата компания.
Надяваме се това кратко обобщение да Ви помогне да се организирате, мотивирате и да работите все по-ефективно от дома, от плажа или от планината по всички каузи, проекти и инициативи, с които Вие и Вашите колеги сте се захванали. Успех!