„Имаме твърде много срещи.“
„Липсва дневен ред, хората идват неподготвени на срещите.“
„Моля, по-малко срещи и по-малко телефонни разговори.“
„Продължителността на срещата трябва да бъде ограничена до 30 минути.“
„Можем ли да имаме един ден в седмицата без срещи?“
„Трябва да спрем тези целодневни поредици от онлайн срещи."
Сигурна съм, че сте чували поне няколко от тези коментари в ежедневната си работа. Само в САЩ изчислените загуби от непродуктивни срещи, възлизат на 37 млрд. долара във вид на загуба на платена заплата, а Atlassian изчисляват, че средно 50% от срещите се считат за непродуктивни и загуба на време.
Общото усещане за умора и непродуктивност резонират с публикуваното през 1944 г. The Simple Sabotage Field Manual (Ръководство за практически саботажи), което описва лесни подходи, с които гражданите да саботират враговете на САЩ. Ръководството предлага прости поведенчески техники като: "отнасяйте всички въпроси към комисии за „допълнително проучване и разглеждане“; "постарайте се да направите комисиите възможно най-големи и бюрократични", "организирайте конферентни срещи, винаги когато има по-важна работа за вършене", "дръжте „речи“", "говорете възможно най-често и продължително. Илюстрирайте своите „точки“ с дълги анекдоти и разкази за личен опит". Как прокламираните за саботажни техники в миналото, стават част от работното ни ежедневие днес? Или става въпрос за небрежност към спецификите на работата в екипи. Дали в желанието си да сме по-смели, по-иновативни, по-успешни, първи във всичко, забравихме важността на малките, всекидневни действия човек към човек, които ни осигуряват:
1. Доверена среда (психологическа сигурност)
Това засяга концепцията за психологическа сигурност: убеждението, че екипът е достатъчно безопасно място за поемане на междуличностни рискове (Edmondson, 1999).
Екипът е безопасно място. Членовете грижливо развиват силни отношения, основаващи се на доверие.
Симптоми за влошена психологическата сигурност са:
Липса на доверие между колегите
Страх от заемане на позиция и изказване на мнение
Вътрешна конкуренция
Неангажираност
Свръх сътрудничество
Непризнаване на постиженията
Изгубена е радостта от съвместната работа
2. Споделено знание
Или общата база на екипа - сумата от споделено или съвкупно знание, убеждения и предположения на членовете на екипа.
Информацията протича прозрачно сред членовете на екипа. Знанията се споделят.
Симптоми на влошаване на общата база:
Не е ясно кой какво прави
Приоритетите продължават да се променят и никой не може да разбере защо
Липса на време и потъване в безкрайни срещи
Закъснения и проточване на работата
Дублиране на дейности проекти и припокриване на проекти
Членовете на екипа работят в коловози
Силна натовареност и слаби резултати
Наистина ли срещите са проблемът?
Екипът на Strategyzer вярват, че не. Те определят критикуването на срещите като "да се оплакваме от чинията, ако не харесваме ястието". Срещите, сами по себе си, не са нито добри, нито лоши като всичко зависи от това какво правим с тях. Не е решение, да имаш по-малко, по-кратки и по-леки срещи, ако проблемите в организацията останат нерешени.
За да подобрим ефективността си като екип, ние преди всичко трябва да направим оценка на:
Това, което казваме и
Как се държим на срещите.
Strategyzer дават своето лекарство, казвайки:
Спрете да пренебрегвате основното: Вземете двете хапчета
Червеното хапче (психологическа сигурност) и синьото (обща база). Двата компонента имат отношение към по-добрата ефективност на екипа и засягат както общия капацитет, така и креативността. Те са особено необходими за решаване на комплексни проблеми във време на нестабилност, несигурност, сложност и неяснота (VUCA модел- Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Решенията и иновациите в екипа се появяват чрез изграждане и подхранване на стабилна екипна среда и безопасен климат. Познайте къде? Именно по време на тези екипни срещи, които са така критикувани.
The Team Alignment Map (Карта за синхронизиране на екипа)
Инструментът играе ролята на синьото хапче и служи за съвместно планиране, укрепване на общата позиция на екипите и позволява трайното ангажирате на хората от самото начало. То спомага за изясняване на задачите, организиране на съвместната работа и увеличава максимално споделените усилия на екипа за постигане на целта. Членовете на екипа са овластени и в синхрон за това какво трябва да се постигне и как, а личният принос се разпределя по-ефективно. Използва се общ език, което значително скъсява времето за изпълнение.
Инструменти за червеното хапче
Три практични инструмента за изграждане на по-безопасен климат в екипа и насърчаване на доверието.
Екипeн договор е добре познат инструмент. Той помага да се дефинират правилата на взаимодействие на екипа и да се определят границите за това какво е допустимо и какво, не. Чрез него екипът заедно определя приемливото поведение, ценностите, механизмите на вземане на решения, комуникацията и очакванията по отношение на провала и грешките. Заедно с това дефинира кое няма бъде толерирано. Разработени са помощни инструменти като the language lens (търсачът на факти), който ви насърчава да задавате силни въпроси, които превръщат непродуктивните предположения, преценки, ограничения и обобщения в реалистични факти и преживявания; the respect card (карта на взаимоуважение) и the nonviolent request checklist (чеклист на неагресивно искане), които помагат за конструктивно управление на конфликти и позволяват да изразяваме негативни чувства, като използваме правилни и съпричастни формулировки.
Голямо вътрешно проучване, проведено от Google, подчертава, че психологическата сигурност е основният фактор за високоефективната работа в екип (Duhigg, 2016). Членовете на екипа участват в продуктивен диалог, който насърчава поведението на учене, необходимо за разбиране на околната среда, потребителите и решаването на проблемите заедно.
Изтеглете инструментите от тук:
Статията е базирана на материал на Stefano Mastrogiacomo, Want to Develop Your Team Superpowers?
Ask Your Team to Take These Two Pills to Boost Joint Performance, публикаван на 8 декември 2020 и на публикувания екстракт от последната книга екипа на Strategyzer - High Impact Tools for Teams в очакване пристигането на пълната и версия.